Carif-Oref, Kairos, RGPD, EDOF : anticiper les contrôles et sécuriser son catalogue

Le secteur de la formation professionnelle évolue rapidement, sous l’impulsion des réformes législatives et de la digitalisation croissante des pratiques. Les organismes de formation (OF) doivent désormais conjuguer trois priorités : être visibles sur les plateformes officielles, respecter les exigences de conformité et sécuriser les données personnelles des apprenants et partenaires.

Ne pas répondre à ces attentes expose à des risques importants : perte de financements, perte de crédibilité auprès des bénéficiaires et sanctions administratives. À l’inverse, une gestion rigoureuse et optimisée de ces aspects constitue un atout majeur pour développer son activité.

La visibilité : condition pour exister et se développer

Carif-Oref : les catalogues régionaux

Les plateformes Carif-Oref recensent et diffusent l’offre de formation disponible dans chaque région. Être correctement référencé sur ces portails permet d’assurer la visibilité d’un organisme auprès des demandeurs d’emploi, prescripteurs et financeurs. La qualité des informations publiées (descriptif des formations, codes ROME, certifications associées) conditionne la capacité à apparaître dans les recherches.

Kairos : la gestion des prescriptions

À l’échelle nationale, Kairos, la plateforme de France Travail, joue un rôle essentiel pour gérer les prescriptions et le suivi des actions de formation. Son bon usage garantit des échanges fluides avec les conseillers et facilite le remplissage des sessions.

Un référencement efficace ne consiste pas seulement à être présent, mais à être attractif et conforme. Cela passe par une mise à jour régulière des fiches, l’utilisation de mots-clés pertinents et une structuration claire des offres.

La conformité réglementaire : un impératif avec le RGPD

Depuis l’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), les organismes de formation sont soumis à des obligations strictes concernant la collecte, le traitement et la conservation des données personnelles.

Les principaux points de vigilance sont :

• Droits des personnes : répondre aux demandes d’accès, de rectification ou d’effacement des données.
• Durées de conservation : définir et respecter des délais clairs, adaptés à chaque type de document.
• Registres et traçabilité : documenter les processus internes pour démontrer la conformité.
• Sensibilisation interne : impliquer les équipes pour que les bonnes pratiques soient appliquées au quotidien.

Au-delà de l’obligation légale, une bonne maîtrise du RGPD contribue à renforcer la confiance des stagiaires, des partenaires et des financeurs.

EDOF : l’interface stratégique pour le CPF

Le portail EDOF (Espace des Organismes de Formation) est devenu incontournable. Il permet aux OF de publier leurs actions éligibles au Compte Personnel de Formation (CPF) et de les rendre visibles sur la plateforme Mon Compte Formation.

Pourquoi EDOF est si sensible ?

• C’est la vitrine officielle des formations CPF.
• Toute incohérence ou non-conformité peut entraîner un rejet de l’offre.
• La Caisse des Dépôts procède à des contrôles réguliers et n’hésite pas à envoyer des mises en demeure aux organismes dont les catalogues ne respectent pas les standards.

Ces mises en demeure imposent souvent des délais très courts pour corriger les anomalies. Sans réaction rapide, le risque est majeur : déréférencement du catalogue et perte d’accès aux financements CPF.

Les points clés pour une bonne gestion EDOF

• Publier des fiches programmes complètes (objectifs, prérequis, certifications, modalités).
• Rédiger des descriptifs clairs, attractifs et optimisés pour le référencement.
• Mettre à jour régulièrement les sessions, tarifs et conditions d’accès.
• Suivre rigoureusement le parcours d’inscription et les obligations de facturation.

Les conséquences d’une mauvaise gestion

Un organisme de formation qui néglige la mise à jour de ses catalogues ou qui ne respecte pas les règles du RGPD s’expose à plusieurs conséquences :

• Sanctions administratives (amendes, injonctions de mise en conformité).
• Perte de financements CPF en cas de déréférencement d’EDOF.
• Atteinte à la réputation auprès des bénéficiaires et prescripteurs.

À l’inverse, un organisme conforme et visible bénéficie d’un cercle vertueux : meilleure attractivité, confiance accrue des partenaires et accès facilité aux financements publics et privés.

Comment anticiper et sécuriser ses pratiques ?

Face à ces exigences, la proactivité est essentielle. Trois leviers se dégagent :

1. Renforcer la veille réglementaire pour rester informé des évolutions (Caisse des Dépôts, France Travail, CNIL).
2. Structurer ses processus internes pour éviter les erreurs et gagner en efficacité.
3. S’appuyer sur des outils ou des accompagnements spécialisés pour se former et être guidé dans les mises en conformité.

L’accompagnement proposé par Formités

C’est précisément sur ces enjeux que Formités intervient auprès des organismes de formation. Notre équipe de consultants experts propose des accompagnements opérationnels et des formations pratiques adaptées à chaque besoin :

• Rendre vos formations visibles sur Carif-Oref et Kairos : nous proposons une prestation d’accompagnement et une formation dédiée pour optimiser votre référencement. Vous apprendrez à créer des fiches programmes attractives et conformes, à valoriser vos offres et à assurer une mise à jour régulière de vos catalogues (voir la prestation, voir la formation)

• Formation combinée Carif-Oref / Kairos & RGPD (1/2 journée, finançable OPCO) : cette formation opérationnelle vous apporte les clés pour améliorer votre visibilité sur les plateformes Carif-Oref et Kairos tout en garantissant la mise en conformité RGPD de votre organisme. Vous repartez avec des outils concrets (check-lists, modèles de registres CNIL, bonnes pratiques de gestion des données personnelles) et des méthodes pour sécuriser vos publications et vos traitements de données (voir la présentation).
• Référencement et gestion sur EDOF : nous proposons un accompagnement complet et plusieurs modules de formation pour sécuriser votre gestion du CPF. De la création et du paramétrage de votre compte à la publication et la mise à jour de vos actions, jusqu’au suivi administratif et à la facturation, vous êtes guidés à chaque étape (référencer votre organisme, formation à la gestion, accompagnement à la prise en main).
• Mise en conformité du catalogue EDOF : nous proposons une prestation spécialisée pour analyser vos fiches, identifier les écarts avec les exigences de la Caisse des Dépôts, corriger les éléments non conformes, anticiper les contrôles ou répondre à une mise en demeure de la CDC. L’objectif : sécuriser vos actions CPF et éviter tout risque de déréférencement (voir la prestation).

Toutes nos interventions sont organisées à distance, en visioconférence, avec un suivi personnalisé et des supports pratiques (guides, modèles, check-lists) pour garantir une mise en œuvre rapide et sécurisée.

Conclusion

Dans un environnement où les règles se complexifient, les organismes de formation ne peuvent plus improviser. La visibilité sur les plateformes nationales, la conformité aux exigences du CPF et du RGPD, et la sécurité des données sont devenues des conditions incontournables pour rester compétitifs et pérennes.

Formités se tient aux côtés des OF pour transformer ces obligations en opportunités de développement.

Pour sécuriser vos pratiques et anticiper vos mises en conformité, contactez notre équipe et découvrez nos accompagnements personnalisés.