La gestion administrative des organismes de formation est beaucoup plus complexe que dans une entreprise lambda. Elle ne repose pas uniquement sur le traitement des papiers administratifs, mais bien sur des tâches plus vastes et plus complexes, souvent très chronophages. Entre la gestion de la
qualité, l’aspect logistique et administratif et enfin l’ingénierie pédagogique, les obligations, difficultés et les contraintes sont nombreuses. Formités vous propose un tour d’horizon des
obligations et contraintes de la gestion administrative des OF.
Gérer un organisme de formation : QUAND obligations administratives deviennent des contraintes
La gestion administrative d’un organisme de formation est complexe. En effet, gérer un organisme de formation englobe plusieurs champs d’actions avec de nombreuses contraintes générées par différentes obligations.
- La gestion de la qualité : engager une démarche qualité Qualiopi. Très exigeante, cette qualification repose sur un référentiel comprenant 7 critères principaux pour lesquels 32
points de contrôle (ou indicateurs) sont réalisés durant un audit initial, un audit de surveillance et un audit de renouvellement. L’audit de surveillance est bien plus important que l’audit de renouvellement, car c’est sur lui que repose le maintien de la certification - L’ingénierie pédagogique : concevoir une offre de formation et l’inscrire dans son catalogue,
définir les modalités pédagogiques - L’administratif et la logistique des formations : gestion des inscriptions et organisation pratique, rédaction des documents obligatoires tels les conventions, contrat de formation, convocations, les feuille de présence, les certificats de réalisation, etc. Le suivi des actions budgétaires, comptables et juridiques avec le bilan pédagogique et financier
Les difficultés de la gestion administrative : quand les obligations administratives deviennent des contraintes
Les difficultés de la gestion administrative dans un organisme de formation reposent sur plusieurs grands domaines :
- Les contraintes liées aux obligations légales : l’enregistrement de votre activité, le bilan pédagogique et financier, les documents contractuels obligatoires à remettre aux clients.
- Les réformes et les nouvelles obligations Qualiopi : chaque année les exigences Qualiopi changent. Reposant sur 7 critères et 32 indicateurs, la certification Qualiopi voit ses critères de certification se durcir. C’est pour cette raison que Formités vous prépare à la réussite de votre certification grâce à un accompagnement Qualiopi complet ou partiel, mais aussi avec des audits blancs vous permettant d’identifier les non-conformités.
- La gestion de votre activité sur EDOF : l’espace des organismes de formation est une
véritable bête noire. Si la création du compte est une chose dont on peut venir à bout plus
ou moins facilement, l’accrochage des données est une véritable difficulté pour les
organismes de formation. - Dans certains cas le respect des contraintes liées au respect du droit de la consommation : liste Bloctel, médiateur, délai et formulaire de rétractation
Gestion administrative : les enjeux pour votre organisme de formation
Le succès de votre organisme de formation ne repose pas que sur les talents des formateurs. La gestion administrative est également un critère de taille. En effet, comme nous l’avons évoqué plus haut, les difficultés de la gestion administrative reposent sur le respect des obligations légales. Ces dernières vont assurer la sécurité juridique de votre organisme de formation. En effet, la non-
transmission de son BPF ou le non respect des obligations DREETS peuvent donner lieu à des amendes conséquentes.
De plus, une bonne gestion administrative contribue à garantir la qualité des formations que vous dispensez, leur succès. Un organisme de formation dont la notoriété augmente et dont l’administratif est bien géré est un gage de qualité pour les apprenants , mais également pour les formateurs et
intervenants. L’implication et la motivation de ces derniers en sera accrue.
Enfin, l’amélioration de la gestion administrative permet d’obtenir une meilleure vision de l’activité,
une meilleure efficacité et donc un meilleur rendement.
Formités est là pour vous accompagner. N’hésitez pas à nous contacter pour sous-traiter votre la
gestion de votre administratif.