Le BPF, une obligation pour tous les organismes de formation

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Les organismes de formation sont tenus de réaliser chaque année un bilan pédagogique et financier, le BPF, de leur activité et de le transmettre à la DREETS, la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités. Ce bilan pédagogique et financier retrace l’activité de formation sur l’année écoulée, que ce soit au niveau financier ou au niveau pédagogique. Il sert de moyen de contrôle par l’administration et permet aux organismes de conserver leur numéro de déclaration d’activité (NDA).

C’est quoi le BPF ?

Le Bilan Pédagogique et Financier est un document que les organismes de formation et les CFA doivent transmettre aux DREETS, par télédéclaration via monactivitéformation. Il permet d’avoir une vue d’ensemble de toutes les formations mises en œuvre. C’est un document officiel, obligatoire. Sont concernés tous les organismes ayant un numéro d’activité de plus de trois mois. Un formulaire spécial permet de transmettre le BPF (mode opératoire de déclaration).

À quoi ça sert ?

Le bilan pédagogique et financier retrace l’activité de formation d’un organisme. L’ensemble de ces bilans donne une vue générale de la formation professionnelle en France, un outil d’analyse et de statistiques. Ce bilan est également obligatoire pour obtenir la certification Qualiopi. Il permet à la Délégation Générale à l’Emploi et à la Formation Professionnelle (DGEFP) de contrôler et de réglementer l’activité des organismes de formation, même lorsqu’il s’agit de formateurs indépendants.

La liste des organismes de formation ayant déclaré leur bilan pédagogique et financier est publique. Elle est consultable par tous sur le site data.gouv.fr. De plus, depuis le 1er janvier 2022, la mention “organismes certifiés « Qualiopi »“ figurent sur cette liste avec la catégorie d’action concernée par la certification. C’est d’ailleurs par cette liste officielle que les financeurs (CPF, OPCO, Pôle emploi, Régions, Entreprises, …) contrôlent l’éligibilité à leur dispositif de financement.

Que doit contenir le BPF ?

Le bilan pédagogique et financier est prévu par le code du travail (note explicative).

Le bilan financier comprend les charges, dépenses, financements des actions de formation sur l’année écoulée, la répartition des fonds perçus et le montant des factures émises par le prestataire.

Le bilan pédagogique doit mentionner :

Les activités de formation réalisées pendant l’exercice comptable
Le nombre de stagiaires et apprentis concernés
Le nombre d’heures de formation suivies par les personnes formées, celles dispensées en les classant par nature, niveau, domaines et durée
La typologie des stagiaires (salariés, apprentis, demandeurs d’emploi, particuliers)
Les actions de formation (en présence ou à distance)
Les formations assurées par l’organisme et celles assurées par des sous-traitants
L’objectif des formations (diplômes, certificat, habilitation, bilan de compétences, VAE)
Les spécialités de formations.

L’établissement du bilan pédagogique et financier fait partie intégrante de la gestion administrative d’un organisme de formation. C’est souvent le rôle d’une assistante de formation qui doit avoir les compétences nécessaires pour la bonne exécution de la gestion administrative.

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Qui est concerné ?

Sont concernés tous les prestataires de formation professionnelle. Peu importe que cette activité de formation soit l’activité principale ou une activité secondaire, qu’elle soit exercée à titre individuel ou pas (tout statut : association, micro-entrepreneur, société, …).

Depuis 2019, les CFA, les centres de bilan de compétences et les prestataires d’accompagnement VAE, sont également concernés par la transmission du bilan pédagogique et financier. Sont donc concernés par l’envoi du BPF les organismes de formation, quels que soient leur taille, les catégories de prestation dispensées (Formation, VAE, BC, apprentissage), leur statut (y compris formateurs indépendants ou occasionnels ou en complément d’activité).

Que se passe-t-il en l’absence de déclaration de BPF ?

Le BPF est obligatoire. S’il n’est pas transmis ou s’il est à “zéro” (exception faite période crise sanitaire), la déclaration d’activité n’est plus valide. L’agrément peut être supprimé et l’organisme peut être radié des listes publiques. L’absence de BPF est une infraction pénale entraînant une amende de 4 500 euros. Il est alors vivement conseillé de se rapprocher de la DREETS pour étudier au cas par cas la situation.

Quand doit-il être transmis ?

Les organismes de formation doivent transmettre leur BPF avant le 30 avril de chaque année (exceptée disposition particulière en période de crise sanitaire…). La transmission doit être réalisée une fois que l’exercice comptable de l’année précédente est clôturé.

Comment faire la déclaration ?

La télédéclaration est faite via l’application « mon activité formation ». Il est possible de se connecter au site www.monactiviteformation.emploi.gouv.fr/mon-activité-formation/. La déclaration se fait à partir du portail dédié, sur le site du Ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion. Le numéro de déclaration d’activité “NDA” permet d’accéder à ce site officiel. L’application permet de déposer la déclaration d’activité en tant que nouvel organisme de formation, de déclarer et transmettre chaque année le bilan pédagogique et financier.

De nombreuses rubriques sont à remplir mais certaines sont déjà pré-remplies. Il suffit alors de vérifier les informations. Il y a six grandes rubriques à compléter. Lorsque le bilan pédagogique et financier est télétransmis, il est inutile de l’envoyer à nouveau par courrier postal. Il n’est pas non plus nécessaire d’envoyer par voie postale le document signé du BPF, le bilan, le compte de résultat ou les pages du dernier exercice. La télétransmission du bilan suffit.

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