Marie-Hélène Dini témoigne : j’ai testé pour vous l’accrochage des données

En tant que fondatrice de Formités experte dans l’accompagnement des organismes de formation, et elle-même dirigeante d’un organisme Marie-Hélène Dini a dû se confronter au problème de l’accrochage des données pour déclarer ses certifiés. Elle vous livre sa propre expérience et son parcours du combattant.

Créer son compte et bâtir son fichier de données

«  Tout d’abord, pour procéder à l’accrochage des données, il faut ouvrir un compte au nom de la société sur la plateforme « certificateurs.moncompteformation.gouv.fr », jusqu’à là rien de compliqué, mais c’est après que les choses se compliquent.

Un fichier Excel de 50 colonnes

En effet, il faut par la suite préparer un fichier de 50 colonnes. Oui j’ai bien dit 50 colonnes ! Parmi celles-ci 15 à 20 colonnes sont obligatoires (notamment les références de la certification, le type d’enregistrement RS ou RNCP, les modalités de passage de la certification à savoir épreuves en continu ou en direct). Viennent ensuite les données propres aux certifiés : le n° pour chaque certifié, la date de naissance, le prénom, le nom et le code postal de la commune de naissance.

Transcrire en fichier XML

Une fois le fichier créé, il faut le transcrite en fichier XML. Ceci n’est pas à la portée de tout le monde ! Et comme on n’est pas tous informaticiens, il faut donc retranscrire ce fichier de façon manuelle. Et là, commencent vraiment les difficultés de l’accrochage des données.

Quel format pour les données ?

Le fichier XML fourni doit être conforme au fichier XSD fourni par la caisse des dépôts.

Le problème c’est qu’il est également fourni un dictionnaire des données ( explicatif des données à fournir ) . Dans ce dictionnaire sont listées les données attendues, leur format, etc.

Problème :  Les données qui sont fournies dans le fichier XSD et celles fournies dans le dictionnaire des données ne sont elles-mêmes, pas en cohérence. Par exemple il est demandé dans le dictionnaire des données de fournir des dates dans le format jour_mois_ années (avec tiret du 8), alors que dans le fichier XSD ce qui est demandé ce sont des données avec des « tirets du 6 ». Vous l’aurez donc tous remarqué, les tirets n’ont déjà pas le même format.

Donc je dirai, nouveau grattage de tête, « est-ce que l’on s’aligne sur le fichier XSD ou sur le dictionnaire des données ? En ce qui nous concerne, nous avons choisi de nous aligner sur le fichier XSD et bien nous en a pris car c’était la bonne hypothèse.

Déposer le fichier sur la plateforme

Une fois tout cela créé, une nouvelle épreuve nous attend. Il faut maintenant charger le fichier XML directement sur la plateforme « mon compte formation ». Là tout de suite apparaissent les premières incohérences avec le message « erreur de données ». Dans notre expérience de « j’ai testé pour vous », sachez que nous avons dû nous y reprendre à 16 fois avant d’avoir un fichier conforme. Oui , vous avez bien lu, à 16 fois !! Nous avons pu nous confronter à :

• L’histoire de date qui n’était pas dans le bon format
• Le numéro du certifié car le dictionnaire n’est pas très clair sur ce point. On se demande s’il s’agit du numéro de la certification ou de celui du certifié
• Un « false » qui doit être écrit en minuscule et non en majuscule …
• Etc…..

Au bout du 16^ème essai le système nous met « Mis en examen ». Youpi se dit-on ! Ça y est les données sont conformes au format cela devrait être bon ! Que néni ! 10 à 15 minutes plus tard Paf, nouveau rejet. Là on se dit «  qu’est-ce qui se passe ? » On rouvre le fichier (heureusement on a un compte rendu des erreurs sur le fichier à chaque fois.)  Et là, à ce moment-là, oh surprise, le système nous dit qu’un certain nombre de personnes qui ont été déclarées, ne correspondent pas aux données qu’ils possèdent dans le système, sans préciser quelles sont les anomalies.

Nouvelles interrogations de notre part, on avait à peine déposé 25 certifiés !

Imaginez si le fichier avait été plus important !! Notre taux de sources d’erreurs était faible. On avait des erreurs du type : oubli d’un « n » dans un nom, d’un accent dans celui-ci. Que nous avons facilement corrigé après vérification des données auprès des personnes concernées.

La cohérence avec les registres civiles

Tout ceci nous montre qu’il y a un contrôle effectué par la Caisse des dépôts et consignation et ce que nous nous déclarons. Nom, prénom, date de naissance et ce qu’elle a dans son fichier. Par contre, on ne sait pas de quel fichier il s’agit. Est-ce l’état civil, est-ce les données de mon compte formation, vu que chaque personne est censée avoir un compte personnel de formation ? Là demeure le mystère.

Le problème c’est qu’à l’heure qu’il est et après 15 jours, nous avons toujours une personne qui ne passe pas. Ceci pour des raisons qui demeurent toujours un grand mystère pour nous. Le système établit la comparaison avec quelles données ? Etat civil ? Mon compte Formation ? et surtout qu’est ce qui est faux, où est l’erreur ? Le Nom ? Le Prénom ? la date de naissance ? Le lieu ?

A ce jour, nous avons donc réussi à passer ce fichier, sauf vous l’aurez compris, pour 1 personne.

Bilan de l’opération :

avec tous ces allers-retours, résultats des courses 1 journée de travail pour moi et pour un informaticien, à faire des essais, des tentatives, essayer de comprendre ce qui n’allait pas, le tout pour seulement 25 personnes.

La bonne nouvelle c’est que maintenant que nous avons compris comment fonctionne l’accrochage des données, nous avons réussi à nous construire un fichier Excell avec toutes les informations attendues et au bon format.

Alors, l’accrochage des données, autre parcours du combattant, oui très clairement ! Puisqu’il faut non seulement avoir des compétences pour bien comprendre ce qui est demandé (numéro de certificateur, type de certification). Il faut aussi avoir des compétences en informatique, car moi personnellement je n’ai pas réussi à faire un fichier XML et pourtant ; je pense avoir certaines capacités en informatique et en plus il faut être extrêmement rigoureux sur les données de l’état civil pour être parfaitement conforme .

Alors oui ! Encore une fois un vrai parcours du combattant. A se demander comment un organisme de formation peut réussir seule ce fameux accrochage des données. »

Quelques guides « essentiels » à parcourir pour bien maîtriser la saisie de votre catalogue sur EDOF :

Créer et gérer une offre éligible au CPF

Créer et gérer une offre de formation pour les élus locaux dans le cadre de leur mandat

Créer et gérer une action liée à une offre

Créer et gérer une session liée à une action

Créer une offre et une commande en blocs de compétences

Comment améliorer son offre grâce aux évaluations Mon Compte Formation

Gestion des parcours de formation sur EDOF de l’inscription à la facturation :

Gérer une demande d’inscription (dossier à traiter)

Gérer un dossier de formation avec demande d’abondement Pôle emploi

Gérer un dossier de l’entrée en formation à la déclaration de service fait

Reporter ou prolonger une session de formation

Facturation et Règlements

Beaucoup de lectures, mais indispensables avant de se lancer avec le CPF et EDOF, puis pour avoir de bonnes pratiques de référencement CPF, tant pour sécuriser votre activité que pour garantir une qualité de service à vos clients !