Maîtrisez tous les indispensables de la gestion administrative d’un organisme de formation et développez des compétences métier valorisées et recherchées.
100 % distanciel et synchrone
Éligible au financement CPF
Inscrite au registre des compétences et habilitations auprès de France Compétences sous le n° RS6711– Date d’échéance 19/07/2026 – Organisme Certificateur : Formités
En France, la formation professionnelle est un secteur d’activité particulièrement encadré et réglementé. Voilà pourquoi, une bonne gestion administrative s’avère indispensable pour assurer la conformité de votre organisme de formation et son bon fonctionnement. Bilan pédagogique, feuilles d’émargement, conformité Qualiopi… Les obligations sont nombreuses et le manque de temps ou de ressources se fait souvent ressentir dans les structures de formation.
Vous avez besoin d’acquérir ces compétences clés pour votre organisme de formation ? Vous souhaitez occuper un métier recherché et foncièrement utile ? Notre formation pour devenir assistant(e) de formation vous accompagne pas à pas pour maîtriser l’ensemble du processus administratif d’un OF.
La gestion administrative : un pilier incontournable pour les organismes de formation
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Assurer une bonne gestion administrative pour garantir la conformité d’un centre de formation
Le monde de la formation professionnelle est un environnement complexe, qui réserve parfois des pièges aux plus débutants. Sujet à des réglementations toujours plus nombreuses, tout organisme de formation doit connaître et mettre en œuvre les procédures administratives obligatoires afin de garantir sa conformité légale.
En effet, en cas de contrôle par la DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités), chaque document devient un élément de preuve du respect des obligations légales en vigueur. Convention, feuille d’émargement, programme, convocation… Si l’organisme de contrôle juge d’un manque de rigueur réglementaire de la part de votre centre de formation, vous pouvez vous exposer à des sanctions. La perte de l’accès aux financements publics en fait notamment partie, et peut rapidement mettre en danger la pérennité de votre structure.
La gestion administrative, un enjeu qualité pour les organismes de formation
Depuis l’entrée en vigueur de la certification Qualiopi, la gestion administrative est devenue un axe stratégique. Elle impacte directement la capacité d’un organisme à :
répondre aux exigences des financeurs publics et OPCO,
produire chaque année leur Bilan Pédagogique et Financier (BPF),
assurer un suivi qualité continu, indispensable pour conserver sa certification,
et démontrer la traçabilité de chaque action de formation.
Une gestion administrative maîtrisée n’est donc pas seulement une contrainte : c’est un instrument de développement et de reconnaissance professionnelle pour les organismes.
Plus encore, le respect des obligations réglementaires permet de maintenir la crédibilité et la confiance auprès des financeurs, des stagiaires et des partenaires.
Vous souhaitez devenir l’expert capable de gérer toutes ces obligations légales ?
Quelles sont les missions d’un(e) assistant(e) de formation ?
Au cœur du fonctionnement d’un organisme de formation, l’assistant(e) de formation agit souvent dans l’ombre pour fluidifier le parcours de formation des apprenants, depuis leur inscription jusqu’à la remise de leur attestation de formation.
Avant la formation
Publication des offres de formation sur les plateformes disponibles (EDOF, CARIF OREF, etc)
Gestion des demandes d’inscription et examen des conditions d’éligibilité
Élaboration et envoi des conventions de formation aux entreprises ou aux particuliers
Préparation des documents pédagogiques (programmes, règlement intérieur…)
Rédaction et envoi des convocations pour le début des formations
Pendant la formation
Accueil des candidats et mise en conditions pour le démarrage de leur formation
Contrôle et collecte des feuilles d’émargement
Lien entre les formateurs et les apprenants pour résoudre rapidement les imprévus
Suivi de la présence et de la progression des stagiaires
Mise à jour du logiciel de gestion de l’organisme de formation
Après la formation
Rédaction et remise des attestations de fin de formation
Clôture des dossiers sur les plateformes administratives
Participation à l’élaboration du Bilan Pédagogique et Financier (BPF) annuel
Veille pédagogique et technique régulière
Archivage des dossiers selon les normes légales et Qualiopi
Toutes ces missions font partie du quotidien d’un ou d’une assistant(e) de formation qualifié(e). En maîtrisant ces compétences, vous devenez un acteur essentiel pour la réussite et la conformité des organismes.
Devenir assistant(e) de formation : un métier en forte demande
Pour répondre à des obligations administratives de plus en plus strictes, les organismes de formation sont à la recherche de professionnels capables de maîtriser les règles de la gestion administrative spécifiques à ce secteur d’activité. Pourtant, ils éprouvent souvent des difficultés à trouver des candidats opérationnels, faute de spécialisation dans le secteur de la formation.
Vous cherchez un métier stable, valorisé, qui vous ouvre des perspectives intéressantes pour votre évolution professionnelle ? Voici un aperçu des compétences et des qualités que les employeurs attendent d’un(e) assistant(e) de formation :
la maîtrise des outils de gestion dédiés à la formation professionnelle ;
la capacité à préparer et contrôler la conformité des dossiers administratifs ;
des compétences en communication pour gérer la relation avec stagiaires et formateurs ;
une connaissance des obligations légales et réglementaires (critères Qualiopi, exigences de la DREETS et obligations du RGPD réglementé par la CNIL) ;
une grande rigueur organisationnelle et le sens du détail.
Grâce à ces compétences, vous assurez non seulement la conformité de votre organisme de formation, mais vous améliorez aussi la qualité de service pour vos apprenants.
Vous vous reconnaissez dans ce profil et vous souhaitez professionnaliser vos compétences administratives ?
Rejoignez notre prochaine session de formation pour devenir assistant(e) de formation !
Découvrez la formation certifiante “Gestion administrative d’un organisme de formation” par Formités
Vous êtes déjà en poste dans un organisme de formation mais vous souhaitez consolider vos compétences et vous rassurer sur la qualité de votre travail ? Vous avez de l’expérience en gestion administrative et vous souhaitez vous reconvertir dans le domaine de la formation professionnelle ?
Notre formation Gestion administrative d’un organisme de formation vous apportera toutes les clés pour maîtriser les obligations légales du secteur et être opérationnel rapidement.
Objectifs pédagogiques
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Mettre en place les procédures administratives en corrélation avec les obligations de la DREETS, de la DGCCRF et du RGPD, en réalisant une veille sur les évolutions, afin d’être en conformité avec ces obligations.
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Réaliser le suivi des 32 indicateurs QUALIOPI et les documents associés, grâce à des procédures administratives et un classement rigoureux pour offrir un service conforme aux exigences de la norme QUALIOPI.
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Assurer une publication de l’offre de formation sur les outils disponibles (EDOF, CARIF OREF, Site internet, réseaux sociaux…), en respectant les règles de communication des différents supports et en assurant une communication inclusive, afin de permettre au grand public d’accéder à l’information sur différents supports.
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Accueillir les candidats à la formation, en mettant en place une procédure d’accueil permettant de leur proposer une action de formation et un financement en adéquation avec leurs profils (Actif, personne en situation de handicap, non actif…) et leurs attentes.
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Assurer le suivi satisfaction et insertion durant, en fin et post formation des apprenants, selon les règles imposées par le financeur et le commanditaire ou mises en place en interne, afin d’établir les bilans qualitatifs et quantitatifs de la formation.
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Organiser la tenue du dossier candidat et de l’action de formation de l’entrée en formation jusqu’à la clôture de l’action, afin d’assurer la fiabilité des documents et le repérage des documents.
Nos modalités
Public visé
Salarié dans un organisme de formation
Entreprises bénéficiant d’un service formation
Demandeur d’emploi bénéficiant d’une formation ou d’une expérience dans la gestion administrative
Pré-requis
Être titulaire d’un diplôme dans le domaine administratif, gestion ou secrétariat, assistanat PME et/ou une expérience de 2 ans sur un poste administratif.
Maîtriser les outils PackOffice et internet ;
Avoir un premier niveau de connaissances de l’environnement d’un organisme de formation
Modalités pédagogiques
En distanciel avec l’application zoom
Référent pédagogique et formateur :
Chaque formation est sous la responsabilité du directeur pédagogique de l’organisme de formation et du formateur
Pour les séquences à distance asynchrone:
Assistance technique et pédagogique du référent aux coordonnées indiquées dans le livret d’accueil
Les Informations concernant les activités pédagogiques à effectuer à distance sont communiquées au participant durant la formation par le formateur
Moyens pédagogiques
Présentations, exercices d’application, mise en situation, échanges collaboratifs.
Support de cours.
Durée et tarifs
61H dont 21H synchrones + 40H de FOAD validées par la remise du dossier du candidat.
Formation inter entreprise : 1 700€ HT (TVA 20%)
Formation intra entreprise : nous consulter
Financement possible par votre OPCO
Formation éligible au CPF : 1 760 € HT
Modalités et délais d’accès
Admission : entretien de vérification d’éligibilité
L’inscription à notre formation doit se faire au maximum 5 jours ouvrés avant le démarrage de la formation. Au-delà, les inscriptions sont prises en compte pour les sessions suivantes.
Certification
Cette formation est inscrite au registre des compétences et habilitation auprès de France Compétences sous le n° RS6711 depuis le 19/07/2024 – Date d’échéance 19/07/2026
Organisme Certificateur : Formités
A l’issue de la formation, le stagiaire s’engage à passer l’examen préparant à la certification.
Modalités d’évaluation : mise en situation professionnelle portant sur la mise en place et le suivi d’une activité de formation avec soutenance orale et remise d’un rapport. Le candidat a 30 jours de préparation avant la remise de ses écrits. L’écrit est ensuite suivi d’une présentation orale de 20 minutes devant un jury.
Processus de candidature : afin de s’inscrire à la certification, le candidat devra transmettre son dossier de candidature accompagné d’un CV à jour.
Le jury évalue l’ensemble des compétences à la lecture du dossier
Entretien technique avec le jury : à partir d’un guide de questions, le jury questionne le candidat, afin de préciser les critères qui n’auraient pas pu être validés à l’écrit
Le programme complet de la formation au métier d’assistant(e) de formation
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Le cadre législatif
Connaitre la loi « avenir professionnel », les obligations des organismes de formation en termes de formalisation, de suivi et de traçabilité
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La démarche qualité
Mettre en place une démarche Qualité conforme aux 32 indicateurs du référentiel Qualiopi
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Les financements de la formation
Identifier les intervenants possibles dans le financement
Référencer son catalogue sur les plateformes dédiées
Dispenser une information claire et accessible au public
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La gestion des candidats
Mettre en place une procédure d’accueil permettant de mettre en cohérence les attentes et besoins du candidat avec la proposition de formation
Assurer le suivi administratif du candidat jusqu’à la clôture de la formation dans le respect des procédures et obligations légales
Mettre en place un process de suivi et d’analyse de satisfaction et d’insertion du candidat, des financeurs et effectuer le suivi
L’accessibilité aux personnes en situation de handicap est étudiée et adaptée au cas par cas par notre conseiller formation, référent handicap, Marie-Hélène Dini. Coordonnées ci-dessous.
Ils/Elles ont suivi la formation Gestion administrative d’un organisme de formation
Sébastien K.
« Formation dense et riche mais très intéressante ! »
Lindsey G.
« Contenus de grande qualité et travaillés par les différents formateurs, cela se ressent et permet de mieux se les approprier en retour et de faciliter la prise de note. »
Marie H.
« Très bonne formation, avec beaucoup d’informations. »
Marie S.
« Formation très riche. Besoin d’approfondir certains points autour du financement France Travail. »
Cyrielle F.
« Cette formation m’a été très enrichissante et m’a permis de faire un point sur ce que je mets et ne mets pas en place dans mon OF. Milles mercis pour vos explications et surtout vos outils (boite à outils, super !) »
Sandrine R.
« Le contenu de la formation est très riche. La boîte à outils est un vrai plus qui va me permettre de faire des mises à jour de mes documents et d’en créer de nouveau. J’aurais aimé cependant y voir plus d’informations sur le financement (des exemples de montage de financement). Le contenu sur le handicap me semble incomplet. »
FAQ sur la gestion administrative en OF et le métier d’assistant de formation
Quelles sont les missions principales d’un(e) assistant(e) de formation ?
L’assistant(e) de formation s’assure de la bonne coordination des formations dispensées dans son centre ainsi que du respect des réglementations administratives en vigueur. Il accompagne les apprenants de leur demande d’inscription à la remise de leur attestation de formation, en s’assurant de la conformité de leur dossier et de l’archivage de toutes les étapes de leur formation.
Quelles compétences faut il pour réussir dans la gestion administrative d’un organisme de formation ?
Rigueur et organisation sont bien entendu des qualités indispensables pour exercer un métier administratif. Vous devrez aussi être à l’aise avec l’utilisation d’outils numériques pour produire des documents et naviguer sur les différentes plateformes et outils de gestion d’un organisme de formation. Enfin, vous devrez maîtriser les obligations légales et réglementaires qui régissent le monde de la formation professionnelle.
Combien de temps faut il pour se former au métier d’assistant(e) de formation ?
La formation proposée par Formités dure 3 jours en format distanciel synchrone (21 heures) + 40H de FOAD.
Cette formation est elle reconnue par l’État ?
Tout à fait ! La formation “Gestion administrative en organisme de formation” est inscrite au registre des compétences et habilitation auprès de France Compétences sous le n° RS6711 depuis le 19/07/2024 – Date d’échéance 19/07/2026.
Cette formation est-elle éligible à des financements publics ?
Oui, notre formation pour devenir assistant(e) de formation est éligible au CPF, finançable par France Travail ou par votre OPCO. Nous vous accompagnons dans toutes les démarches pour monter votre dossier de financement : nous contacter.
Quels débouchés après la formation assistant de formation ?
Après cette formation, vous disposerez de toutes les compétences pour exercer des métiers comme :
assistant(e) de formation dans un organisme de formation, une entreprise ou une association ;
coordinateur/trice pédagogique en lien direct avec les formateurs et les apprenants ;
chargé(e) de la qualité et du suivi administratif en organisme de formation.
Vous souhaitez vous former au métier d’assistant(e) de formation pour consolider vos compétences ou donner un nouveau souffle à votre carrière ? Nos experts se tiennent à votre disposition pour échanger avec vous sur votre projet de formation ou de reconversion professionnelle.
Créé en 2017 et présidé par Marie-Hélène DINI, le centre MHD Accompagnement, Formités, l’Académie du Coaching- organisme de formation pour coach professionnel – sont des filiales duGroupe Ulysse. Formités a pour mission de conseiller, d’accompagner les organismes de formation dans leur développement grâce à des prestations et des formations sur-mesure.
En qualité de cabinet de conseils dédié à la formation professionnelle, Formités s’appuie sur ses experts en pédagogie, ingénierie de certification et qualité pour accompagner les organismes de formation dans l’adaptation aux contraintes réglementaires de la formation professionnelle. "Par un Organisme de Formation et pour un Organisme de Formation"
