Audit de surveillance Qualiopi : un contrôle à ne pas louper

L’audit de surveillance QUALIOPI est un suivi par le certificateur des différents points abordés lors de l’audit initial. Il se déroule en présentiel, et la date de l’audit de surveillance doit avoir lieu entre 14 et 22 mois après l’audit initial (au plus tard le 28e mois pour les OF certifiés avant 2021). La certification Qualiopi ayant une durée de 3 ans (4 ans pour les OF certifiés avant 2021), vous pouvez donc réaliser cet audit de surveillance le plus tôt possible après votre audit initial. C’est-à-dire à 14 mois, ou au plus proche de votre audit de renouvellement de certification, soit à 22 mois ou 28 mois pour les organismes de formations certifiés avant 2021.

Un choix stratégique, mais qui ne doit pas vous exempter de suivre vos procédures qualité tout au long de la certification, afin de ne pas avoir de mauvaises surprises lors de l’audit de suivi.

Dans tous les cas, c’est votre auditeur qui prendra contact avec vous afin de fixer la date de votre audit de surveillance. De plus, la durée se basera sur la moitié du temps de votre audit initial. De ce fait, si votre audit initial a duré une journée, l’audit de surveillance Qualiopi durera une demi-journée.

Il est en effet indispensable de signaler à votre auditeur tout changement lié à votre formation en amont de l’audit de surveillance, de manière à ce qu’il puisse anticiper son évaluation.

En effet, si vous ajoutez une nouvelle catégorie d’action à votre formation, par exemple une VAE, et que vous souhaitez la faire certifier QUALIOPI, l’auditeur devra alors réaliser un audit d’extension avant l’audit de surveillance Qualiopi. Cet audit d’extension permettra ainsi d’accorder la certification à cette nouvelle catégorie. L’audit de surveillance ne pourra avoir lieu sans cet audit d’extension. N’oubliez donc pas de prévenir votre auditeur !

Entre autres, les éléments à signaler en priorité sont les suivants :

• un déménagement de votre lieu d’activité;
• un changement de numéro de SIRET ou de NDA;
• l’ajout d’un nouveau site de formation qui possède un numéro de SIRET (les locations ponctuelles de salles ne sont pas considérées comme un nouveau site de formation);
• la mise en œuvre d’une nouvelle catégorie d’action (VAE, OF, CFA).

Durant votre audit de surveillance, le certificateur devra vérifier que vous suivez les procédures de qualité sur lesquelles vous vous êtes engagés lors de l’audit initial. Par ailleurs, certains indicateurs, appelés indicateurs critiques, seront vérifiés lors de l’audit de suivi. Ils sont au nombre de 19. Cependant, le temps de l’audit étant limité, l’auditeur sélectionnera une poignée d’indicateurs qu’il vérifiera précisément lors de l’audit.

Pas de panique, votre auditeur devra vous envoyer, une semaine avant la date de l’audit, un plan d’audit dans lequel il vous indiquera les indicateurs critiques qui seront évalués, afin de vous permettre de vous préparer.

Quelques exemples d’indicateurs critiques :

• Indicateur n°1 : la conformité du logo Qualiopi. L’auditeur peut vérifier que le logo est utilisé selon la réglementation et la charte graphique associée. En clair, le logo Qualiopi doit être uniquement utilisé pour des éléments institutionnels, ou en première page de votre site web. Il ne doit pas être utilisé sur des éléments de communication tels que des plaquettes, des brochures, lors de salons ou même dans votre signature de mail.
• Indicateur n°17 : les moyens humains et techniques déployés, en accord avec les engagements pris lors de l’audit initial. Par exemple, les conventions de location de salles, les échanges avec le bailleur ou encore les ressources techniques à disposition des stagiaires, mais aussi les changements RH (formateurs…).
• Indicateur n°31 et 32 : l’amélioration continue. L’auditeur vérifiera l’efficacité des actions menées dans le cadre de l’amélioration continue, et votre capacité à suivre les plans d’actions établis à la suite des préconisations des différentes parties prenantes (stagiaires, entreprises et équipe pédagogique). Par exemple, si des stagiaires ont indiqué une température trop basse dans la salle, vous devez avoir mis en place des actions correctives, et vous y tenir.

Ce n’est pas tout. Lors de l’audit de surveillance, l’auditeur vérifiera également la mise en conformité des non-conformités relevées lors de l’audit initial. En effet, dans le cas où des non-conformités mineures ou majeures ont été constatées lors de l’audit initial, un plan d’action vous aura été demandé pour y remédier. Lors de l’audit de surveillance, l’auditeur s’assurera que ce plan d’action a été respecté et que les non-conformités ont été corrigées.

Enfin, quelques points de vigilance seront également évalués. Il ne s’agit de pas non-conformités, mais d’éléments mineurs relevés lors de l’audit initial.

Il est indispensable de suivre vos procédures qualité tout au long de la durée de validité de votre certification, sans attendre les derniers jours précédant la date de votre audit de surveillance. Vous risquez en effet de ne pas être prêt à temps, et vous encourez alors des risques pouvant aller jusqu’à la suspension de votre certification. C’est pourquoi Formités vous propose de nombreuses prestations d’accompagnement En effet, l’audit de surveillance est tout aussi important que l’audit initial, et votre certification est en jeu. En bref, un audit de surveillance peut induire :

• La transformation d’une non-conformité mineure en non-conformité majeure, si le plan d’action établi lors de l’audit initial n’a pas été suivi ;
• Un plan d’action à refaire s’il n’a pas permis de corriger une non-conformité ;
• Un contre-audit dans le cas d’une non-conformité majeure. Si l’auditeur juge en effet que le plan d’action n’a pas permis de corriger une non-conformité, il pourra alors demander un contre-audit, à vos frais.
• Enfin, la sanction suite à un mauvais suivi de vos démarches qualité peut conduire jusqu’à la suspension de votre certification.

Bien entendu, cette dernière sanction ne survient que si l’audit se passe mal et qu’il y a en effet trop de manquements de votre part. Pour éviter ce fâcheux désagrément, préparez-vous, et n’hésitez pas à vous faire aider ! Nous vous proposons par exemple de réaliser un audit blanc afin de vérifier que tout est en ordre.