Préparer la certification Qualiopi
Réussir l’obtention de la certification Qualiopi
Annoncée en 2019 par le ministère du Travail, la certification Qualiopi est une marque de certification qualité dédiée aux organismes prestataires d’actions concourant au développement des compétences. Avec ce nouveau dispositif, les prestataires dans ce secteur auront donc la possibilité d’obtenir des fonds publics et paritaires pour le financement de leurs projets. À partir de janvier 2022, cette norme sera obligatoire pour tous les professionnels dans le domaine de la formation. Mais comment préparer cette certification Qualiopi ?
Consulter le référentiel Qualiopi
Afin de préparer la certification Qualiopi, la première chose à faire est de lire le référentiel national qualité, publié par le Ministère du travail. Étant donné qu’il s’agit d’une documentation de référence, ce référentiel pourra vous guider et vous montrer les différentes étapes à suivre. Il comprend sept critères qui sont chacun détaillés et déployés en 32 indicateurs. Les prestataires de formation sont concernés par 23 à 28 indicateurs en fonction du caractère certifiant ou non de leurs formations, du recours ou non à des périodes en entreprise (alternance, AFEST…). Les CBC devront répondre à 22 indicateurs, les centres de VAE 24 et les CFA 32 indicateurs.
Réaliser un audit interne des pratiques
Une fois que vous avez consulté le référentiel, il va falloir étudier certains points. En premier lieu, vous devez comprendre votre activité tout en recherchant ce qu’il faudra améliorer. Ensuite, vous déterminez les choses dont vous ne faites pas, mais qui seront peut-être indispensables pour vos services. Enfin, il sera nécessaire de connaître les process internes utiles, utilisables et utilisés.
La vérification des programmes
Pour préparer la certification Qualiopi, il faut bien respecter l’indicateur numéro 1. Connu du grand public, le programme de formation doit évoquer une liste claire et précise de ce que vous présentez. De cette manière, les stagiaires pourront choisir en toute liberté les actions de formations. Grâce à ce système, il ne sera plus indispensable de vous contacter si par exemple un intérimaire désire suivre une formation. Il faut réussir à mettre en place des process internes qui permettront de respecter TOUS les indicateurs.
Bien choisir un certificateur
À titre d’information, une fois que vous avez choisi un certificateur agréé, parmi les 32 existants à fin Aout 2021, celui-ci va être votre fournisseur durant au moins trois ans. Par conséquent, le mieux est de bien choisir afin d’éviter les problèmes pendant cet intervalle de temps. Que ce soit à propos de la réactivité, du prix ou de la réputation, il est conseillé de tout prendre en compte pour ne pas faire un mauvais choix. D’ailleurs, vous pouvez également demander les retours d’expérience et les avis des clients sur Internet. Un certificateur agréé doit avoir une accréditation du COFRAC, le Comité français d’accréditation. A noter que Centre info a publié récemment un “guide d’aide au choix de son certificateur”.
Les documents à fournir au certificateur
Avant de transmettre certains documents au certificateur, vous devez d’abord le contacter pour un rendez-vous. Grâce à cela, vous pourriez savoir quelles sont les diverses documentations à préparer. Par exemple, vous devez communiquer la raison sociale de votre organisme. Pour vérifier la conformité de l’établissement, la délivrance du numéro d’enregistrement lors de la déclaration de l’activité sera obligatoire. Votre BPF sera également demandé afin de calibrer la durée de votre audit, qui rappelons le, est conditionnée par 3 critères : le chiffre d’affaires de votre organisme, le nombre de sites et les typologies des actions proposées (Formation, VAE, Bilan de compétences, apprentissage…).
Établir un programme pour l'audit de certification Qualiopi
Une fois la convention de l’audit signée, une date de réalisation de l’audit initial sera donnée par le certificateur. En principe, cette date a un délai de 30 jours au maximum. Toutefois, il arrive que l’organisme accrédité par le COFRAC oublie d’envoyer une proposition, c’est le cas lorsqu’il est débordé. La seule solution face à cela est de préparer les documentations le plus tôt possible, de manière à avoir une marge de manœuvre. Un engorgement est prévisible en 2021 et les délais risquent d’être allongés pour l’audit initial et donc vous pourriez ne pas être prêt pour janvier 2022. Pour autant, l’Etat a anticipé ce risque de “bouchon” et a incité le Cofrac à augmenter les capacités d’audit par l’accréditation de 32 organismes et le renforcement interne du nombre d’auditeurs expérimentés.
Répondre aux éléments non conformes
Souvent, il peut arriver qu’un organisme de formation n’obtienne pas la certification Qualiopi dès le premier coup. Cette situation arrive lorsque les éléments fournis ne respectent pas les normes relatives aux indicateurs d’appréciation. Pour que la certification ne soit pas refusée voire suspendue, il est recommandé de refaire les documents de preuve. En cas de problèmes, l’arrêté lié aux modalités de l’audit, publié le 6 juin 2019, pourra vous détailler les différentes résolutions sur la non-conformité. (infos : https://www.certifopac.fr/qualiopi/traitement-non-conformites/)
Privilégier les indicateurs de performance
Aussi connus sous le sigle KPI, les indicateurs de performance permettent de connaître précisément la satisfaction, la réussite ainsi que l’engagement des équipes et des stagiaires. Avec ces chiffres, vous pourriez donc optimiser la qualité de vos formations. D’un autre côté, ils vous aideront à établir le document essentiel pour l’acquisition de la certification. Quel document ? Qualiopi valide des process d’amélioration continue…Il y a des preuves multiples à apporter. En quelque sorte, ce sont des éléments qui vous orienteront lors de l’amélioration de vos services.
Que faut-il faire après l'audit ?
Sachez qu’après la remise du certificat Qualiopi, un audit de surveillance sera fait entre 14 à 24 mois. Il pourra garantir que vous ayez bien suivi le système d’organisation. En fonction du contexte et de votre situation, cet audit sera effectué, soit à distance, soit sur place. Comme vous le saviez déjà, le renouvellement de cette certification se fera tous les trois ans. Si l’échéance arrive à son terme, il est possible de changer d’organisme certificateur si le dernier ne vous a pas satisfait. Cependant, le RNCQ et le référentiel ne seront pas modifiés puisqu’ils resteront toujours les mêmes.