Les premières prise de contact

Après avoir contacté l’organisme certificateur Qualiopi, vous recevrez en plus de la date de l’audit, les différents points de contrôle qui seront abordés le jour J. Ce cahier des charges comprend:

• les personnes qui seront interrogées
• les grands domaines qui délimitent le cadre des contrôles
• tous les points référencés dans le référentiel national Qualiopi qui seront minutieusement épluchés par l’auditeur.

Le jour d’audit, la tension peut être à son comble. Généralement, il est conseillé d’accueillir l’auditeur par une petite visite des locaux ou autour d’un café. Ce premier contact apaise les appréhensions aussi bien du côté de l’audité que de l’auditeur. Ce dernier réunit les protagonistes en vue de leur faire part du déroulement de la journée (il faut prévoir généralement de 6h à 8 heures de travail). Seront abordés lors de cette réunion d’ouverture les points suivants :

• le déroulement et l’organisation générale de l’audit Qualiopi
  
• le rappel des règles
  
• la durée approximative de la procédure.

L’audit en lui même

C’est maintenant que les choses sérieuses commencent! En fonction de la configuration de l’organisme à auditer, les différents contrôles se font soit dans les locaux soit en salle de réunion. L’auditeur va donc, les uns après les autres, vérifier les critères dans l’ordre du référentiel national Qualiopi. La trame du référentiel se divise en 7 grands critères, eux-mêmes subdivisés en plusieurs indicateurs. Au total, il y a 32 indicateurs qui doivent être vérifiables et évaluables.
A noter que selon la typologie des prestations proposées (formation, VAE, bilan de compétences, apprentissage…), certains organismes de formation ne seront pas contrôlés sur les indicateurs liés à des actions qu’ils ne dispensent pas (par exemple, un centre de bilan de compétences ne proposant pas de formation, ni de VAE, ni d’apprentissage, sera évalué sur 22 indicateurs seulement).

Pour n’évoquer qu’un seul exemple, le premier indicateur posera la problématique de l’adéquation entre les programmes dispensés en formation et les attendus du référentiel (mode de diffusion, dates…). Si tout concorde, l’auditeur passe à l’indicateur suivant. Dans le cas contraire, il vous signifiera un écart. En tant que procédure pesante et généralement fatigante, la pause déjeuner vient souvent à point, à condition de bien respecter les horaires. C’est un moment de convivialité où l’on peut échanger avec l’auditeur. Il va sans dire que les frais sont à la charge de l’organisme demandeur!

Le retour à l’audit se fait dans les mêmes conditions de départ. L’auditeur reprend le référentiel ainsi jusqu’à vérification du dernier indicateur. Une fois terminé, il travaille seul dans l’optique de préparer une analyse globale et ses conclusions. Pendant une réunion de clôture, il y annoncera:

• les différents points de non-conformités observés
  
• les modalités ainsi que les délais de réponse.

Le rapport final devient, in fine, la pierre angulaire dans le dressement d’un plan d’action. Attention, la fin de l’audit en lui-même, ne signifie pas l’attribution immédiate ou non de la certification Qualiopi.

Après l’audit Qualiopi

La décision du comité technique

Dès la fin de l’audit, un rapport est remis à un comité technique qui va statuer sur l’attribution du label Qualiopi ou non. Seul apte à décider de l’attribution ou non de la certification, le comité a tout pouvoir dans le reclassement des écarts observés par l’auditeur (de mineurs à majeurs). Au terme de cette revue technique, deux issues sont possibles:

• le comité valide la certification à Qualiopi si tout est en ordre et le certificat est envoyé les semaines suivantes
  
• Le comité relève plusieurs non-conformités majeures et demande un contre-audit pour vérifier la correction des écarts. Il peut être réalisé à distance et fait l’objet d’un surcoût non prévu sur le devis initial.

Le défaut d’actions correctrices entraîne un refus définitif. Le demandeur dispose de 3 mois à la date de refus, pour renouveler sa demande et devra passer de nouveau par une procédure complète.

Focus sur les non-conformités

Attardons nous dès à présent sur les non-conformités. Comme stipulé, il en existe deux. La non-conformité est une prise en compte d’un indicateur qui a une incidence sur la qualité de la prestation. Cette dernière est qualifiée de mineure, si elle n’a pas de conséquence sur la qualité de la prestation. Dans la cas contraire, la non-conformité est qualifiée de majeure. La non-conformité mineure n’entraîne pas d’audit supplémentaire. Le contrôle correctif sera effectué lors du prochain audit de surveillance prévu par la procédure Qualiopi. La non-conformité majeure, plus contraignante, nécessite un correctif dans les trois mois pour lever la suspension de la certification. Un point qui mérite d’être souligné: l’observation de 5 non-conformités mineures non régulées à la prise de décision équivaut à une non-conformité majeure. Il est donc important de ne pas sous-estimer leur impact.