Prestation Formités
Externalisation de la Gestion Administrative des Formations
Formités vous propose une externalisation rigoureuse et personnalisée de la gestion administrative de vos formations
Présentation de la prestation
Formités vous propose une externalisation rigoureuse et personnalisée de la gestion administrative de vos formations, alliant maîtrise des outils du secteur, conformité réglementaire (OPCO, Qualiopi…), et fluidité de collaboration grâce à des process clairs, un référent dédié et une facturation souple, sans engagement contraignant
Objectifs
Permettre à l’organisme de formation de :
Déléguer sa gestion administrative de manière sécurisée et professionnelle ;
Optimiser la relation avec les financeurs (OPCO, CPF, etc.) ;
Fiabiliser ses process et ses livrables pour répondre aux exigences réglementaires et à Qualiopi ;
Fluidifier la logistique des sessions;
Structurer durablement ses pratiques de gestion.
Nos modalités
Public visé
- Organismes de formation (OF) souhaitant déléguer leur gestion administrative, de la planification au suivi des financements.
- OF nouvellement créés ou en structuration, souhaitant poser une base fiable.
- OF sans ressource administrative dédiée ou souhaitant se recentrer sur la pédagogie.
- OF déjà équipés d’un CRM ou non équipés.
Pré-requis
Pour garantir l’efficacité et la fluidité de notre intervention, les conditions suivantes doivent être réunies :
- Statut d’organisme de formation enregistré, avec un catalogue de formations actif.
- Accès complet et simplifié pour Formités aux éléments nécessaires à la gestion administrative :
-Documents de formation (programme, CV formateur, grilles d’évaluation, etc.),
-Modèles personnalisés éventuels (conventions, convocations…),
-Accès au CRM de gestion (Dendreo ou autre) avec droits suffisants (lecture/édition/export). - Un référent interne identifié, disponible et réactif, chargé :
-de faire le lien entre les équipes,
-de transmettre les informations et documents manquants,
-de valider les documents à émettre si besoin. - Définition claire du calendrier des sessions, transmise à l’avance.
- Engagement du client à respecter les délais de transmission des informations clés, notamment pour les dossiers de financement OPCO.
- En cas d’absence de CRM, le client devra mettre à disposition un espace partagé (type Drive, Dropbox ou autre outil collaboratif) structuré et accessible pour l’échange de documents.
- Une réunion de cadrage en visio (1 h à 1 h30) est systématiquement prévue au démarrage de la prestation afin de :
-sécuriser la transmission initiale des
informations
-valider les modalités de collaboration,
-répartir les rôles entre Formités et l’OF,
-organiser les accès et outils de travail.
Contenu détaillé de la prestation :
Dans le cadre du forfait par session, Formités intervient dès la planification confirmée de la session jusqu’à la finalisation administrative complète : vérification des documents, coordination logistique, suivi des inscriptions, facturation, et gestion du dépôt OPCO (si applicable).
Cette prestation couvre l’ensemble des tâches administratives standard pour une session jusqu’à 10 stagiaires, sans accompagnement individuel des participants ni structuration de vos protocoles internes (en option)
Forfait par session – Jusqu’à 10 stagiaires* comprend :
- Réunion de cadrage avant session (1h visio)
- Vérification et/ou édition des documents (conventions, convocations, feuilles d’émargement, attestations…)
- Suivi des inscriptions, relances, transmissions aux stagiaires
- Coordination logistique (gestion des salles, des intervenants..)
- Facturation (clients , OPCO, Chorus)
- Suivi des dossiers OPCO
Supplément :
- Au-delà de 10 stagiaires, tarification par tranche e 5 participants.
- Tarif base + 150 € HT.
(Passage à la tranche supérieure à partir de 3 candidats supplémentaires)
*Tolérance ponctuelle de ±2 stagiaires sans surcoût
Option A – Accompagnement individuel des stagiaires pour plan de financement*
Comprend :
- Échange téléphonique individuel (15 min / stagiaire) pour accompagner le futur stagiaire dans son choix de financement
- Accompagnement méthodologique, suivi et relance.
*prévoir une formation préalable du consultant aux produits et tarifs du centre
Option B – Mise en place de protocoles de gestion administrative
Objectif : poser une base de gestion administrative structurée, transférable à votre équipe ou intégrable dans votre CRM
Contenu :
- Checklist de démarrage de session
- Modèles de mails types
- Fichier de suivi des sessions
- Guide de centralisation des éléments clés (factures, justificatifs, émargement…)
- Process de relance OPCO
- Intégration dans le CRM, si applicable
Option C – Élaboration des plannings de formation
- Intervention : 2 fois/an maximum
- Objectif : vous aider à concevoir un planning semestriel équilibré (rythme, lieux, formats, disponibilité formateurs)
- Tarif : 390 € HT / intervention
En quelques chiffres
%
de nos projets RS déposés dont enregistrés
%
de nos dossiers RNCP déposés sont enreigstrés
L’équipe Formités,
en quelques mots …
Expertise
Consultants expérimentés dans l’accompagnement des organismes de formation, s’appuyant sur des compétences en ingénierie pédagogique, de certification et de qualité des processus
Exploration
En veille continue sur les domaines réglementaires, métiers et compétences, pédagogie et innovation, handicap
Réseaux
S’appuyant aussi sur des réseaux spécialisés et des professionnalisations permanentes
Process
Plébiscitée pour son travail méthodique et rigoureux.
Prestation
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Créé en 2017 et présidé par Marie-Hélène DINI, le centre MHD Accompagnement, Formités, l’Académie du Coaching - organisme de formation pour coach professionnel – sont des filiales du Groupe Ulysse. Formités a pour mission de conseiller, d’accompagner les organismes de formation dans leur développement grâce à des prestations et des formations sur-mesure.
En qualité de cabinet de conseils dédié à la formation professionnelle, Formités s’appuie sur ses experts en pédagogie, ingénierie de certification et qualité pour accompagner les organismes de formation dans l’adaptation aux contraintes réglementaires de la formation professionnelle. "Par un Organisme de Formation et pour un Organisme de Formation"