Tout savoir sur l’optimisation des tâches administratives : le choix d’un logiciel de gestion pour votre OF
La question du choix d’un outil de gestion de formation est un sujet qui revient souvent.
Pour un organisme de formation plusieurs éléments peuvent changer la donne. Il peut s’agir de la pandémie, la période estivale, la phase de mise en conformité avec la certification Qualiopi, l’accroissement du volume de formations notamment avec le CPF, entre autres. Retour à la case départ avec cette interrogation : comment optimiser les tâches administratives de son organisme de formation ?
Quels sont les intérêts d’un outil de gestion de formulation ?
De nombreux chefs d’entreprises sont inquiets quant à leur administratif. Il fait partie de leur préoccupation majeure. Concentré sur des tâches à valeur ajoutée, ils ne peuvent pas se focaliser sur des tâches chronophage et rigoureuses. Ils peuvent s’appuyer sur des solutions innovantes pour maximiser la gestion administrative de leurs sociétés. C’est ici que le logiciel de gestion intervient. Celui-ci est défini comme étant « le cerveau » de l’organisme.
Le logiciel est :
- Un outil procédurier qui respecte les normes imposées par la DREETS. Il met en place des rapports comme le Bilan Pédagogique et Financier ou BPF d’une manière automatisée mais aussi les documents réglementaires destinés aux usagers (convention de formation, programme, règlement intérieur, émargements…)
- Un outil qui maîtrise les coûts pour ne pas faire appel à une assistante commerciale, par exemple.
D’autres avantages en plus
Le logiciel est également :
- Un outil moderne qui vous permet une transformation digitale. Une gestion, des formations et des process digitaux. Celui-ci peut faire face à des contraintes de réactivité et d’agilité.
- Un outil de qualité pour obtenir et faire vivre vos processus qualité et répondre aux attendus du cycle d’audits Qualiopi. Ainsi, vous disposez de documents et d’autres outils administratifs solides qui guideront les utilisateurs.
- Un outil qui renforce l’essor d’une entreprise au lieu de son administratif via des tableaux de bords automatisés.
- Un outil qui automatise les factures, les relances, les suivi post-formation mais aussi vous permet d’être visible (catalogue de formations) et de transmettre les informations sur les plateformes dédiées aux usagers et prescripteurs (Carif-Oref, EDOF…)
Grâce à un outil de gestion de formation, vous pouvez également avoir en votre possession un service support pertinent. Brièvement, il vous propose un accompagnement personnalisé et réactif ainsi qu’une hotline 100 % disponible.
À quoi s'attendre dans le fait de recourir à ce type d'outil ?
La première chose qui nous vient à l’esprit est l’accès au digital. La principale raison évoquée par les professionnels dédiés est la mise en place d’une stratégie de digitalisation. C’est avant tout un logiciel d’automatisation dans un format numérique ou encore d’une solution qui s’occupe de votre BPF. Les OF veulent disposer d’un outil fonctionnel et pratique en même temps. Un outil qui leur fait gagner du temps précieux. Pour produire l’effet escompté, celui-ci se doit d’être :
- Simple et facile d’utilisation.
- Design et agréable à utiliser.
- Compatible à la taille de votre organisation. Pour une petite structure de taille réduite, l’outil est de taille réduite. Tandis que pour une grande structure, sa taille est plus conséquente.
- Adapté aux processus de votre organisation et aux exigences de Qualiopi.
Pourquoi optimiser les tâches administratives ?
La gestion administrative est cruciale dans une société. Sans elle, l’entreprise ne peut pas fonctionner correctement. Même si elle n’est pas palpable en termes de CA, elle vous permet d’exercer en toute liberté et quiétude. Celle-ci recouvre 4 domaines spécifiques : le suivi administratif des formations, les ressources humaines, la comptabilité et les achats&ventes. L’enjeu de l’administratif englobe aussi des objectifs principaux : éviter de perdre l’argent, améliorer votre productivité, travailler en toute sérénité. Tout cela se fait dans le respect des normes imposées telles que la certification Qualiopi. Vous devez donc :
- Être réactif et régulier dans votre administratif.
- Gérer d’une manière réfléchie et rigoureuse : évitez les erreurs, car les conséquences peuvent être coûteuses.
- Réduire les frais : la gestion administrative ne vous fera pas gagner de l’argent à proprement dit. De votre côté, essayez de limiter les coûts au minimum.
Mot de la fin
L’automatisation de l’administratif de votre OF permet en effet de faciliter la certification Qualiopi et notamment de promouvoir l’audit de surveillance. Les prestataires de formation se focalisent sur l’obtention de cette certification basée sur une politique d’amélioration continuelle de la qualité. En plus de la compréhension des attendus de l’audit de surveillance, prenez toutes les possibilités offertes par la certification Qualiopi. Elles sont indispensables pour améliorer et développer vos performances. L’audit de surveillance témoigne que le prestataire est respectueux du référentiel de Qualiopi.