Assurer la Gestion Administrative d’un Organisme de Formation
FORMATION Formités
Cette formation est inscrite au registre des compétences et habilitation auprès de France Compétences sous le n° RS7621 depuis le 26/06/2026 – Date d’échéance 26/12/2029
Nouveau : un module pour intégrer l’IA à vos pratiques
Cette formation 100 % en distanciel vous permettra d’acquérir les compétences nécessaires pour assurer la gestion administrative, réglementaire et qualité d’un organisme de formation, tout en intégrant l’usage opérationnel et sécurisé de l’intelligence artificielle au service de la conformité, de la traçabilité et de l’optimisation des processus.
Objectifs / compétences visées
Mettre en place les procédures administratives en corrélation avec les obligations de la DREETS, de la DGCCRF et du RGPD, en réalisant une veille sur les évolutions, afin d’être en conformité avec ces obligations
Réaliser le suivi des indicateurs QUALIOPI et les documents associés, grâce à des procédures administratives, un classement rigoureux et une veille sur les évolutions du référentiel, afin d’offrir un service conforme aux exigences de la norme QUALIOPI
Assurer une publication de l’offre de formation sur les outils numériques disponibles (EDOF, CARIF OREF, KAIROS…), en respectant les règles de communication des différents supports, en assurant une communication inclusive, afin de permettre au grand public d’accéder à l’information sur différents supports
Accueillir les candidats à la formation, en mettant en place une procédure d’accueil permettant de leur proposer une action de formation et un financement en adéquation avec leurs profils (Actif, personne en situation de handicap, non actif…) et leurs attentes.
Assurer le suivi satisfaction et insertion durant, en fin et post formation des apprenants, selon les règles imposées par le financeur et le commanditaire ou mises en place en interne, afin d’établir les bilans qualitatifs et quantitatifs de la formation
Organiser la tenue du dossier candidat et de l’action de formation de l’entrée en formation jusqu’à la clôture de l’action, afin d’assurer la fiabilité des documents et le repérage des documents, en s’appuyant notamment sur les outils numériques.
Intégrer les principes de la RSE notamment liés à la sécurité et à la qualité de vie au travail, en participant à l’élaboration et à la mise en oeuvre des actions RSE spécifiques obligatoires à la formation, en diffusant les
supports de sensibilisation sur les pratiques écoresponsables (accueil, déplacements, fournitures, outils numériques) et en exerçant une veille, afin de garantir une conformité réglementaire, et préserver la santé, la sécurité et le bien-être au travail de toutes les parties prenantes.
Mobiliser les outils d’intelligence artificielle pour concevoir, analyser, optimiser et documenter les processus et supports administratifs de la formation, en formulant et explicitant la démarche des prompts adaptés et en évaluant, dans un esprit critique, la qualité, la cohérence, la précision et la conformité des productions IA au
regard de la demande initiale et des exigences réglementaires et environnementale, tout en explicitant la
démarche (prompt utilisé, capture, justification), dans une logique d’amélioration continue et de transparence
Prochaines dates de formation :
6, 7, 8 et 9 octobre 2026
Nos modalités
Public visé
- Salarié ou demandeur d’emploi, désirant travailler dans un organisme de formation privé ou des entreprises bénéficiant d’un service formation.
- Assistante administrative et comptable
- Formateur indépendant
- Coordinateur pédagogique
- Directeur d’Établissement d’Enseignement Supérieur & formation continue
- Responsable centre de Formation
Pré-requis
- Être titulaire d’un diplôme dans le domaine administratif, gestion ou secrétariat, assistanat PME et/ou une expérience de 2 ans sur un poste administratif ;
- Maîtriser les outils Pack Office ;
- Maîtriser les outils de recherches sur Internet
- Avoir un premier niveau de connaissances de l’organisation et de l’environnement d’un organisme de formation.
Modalités pédagogiques
La formation déroule sur une période de 2 mois. Le e-learning est mis à disposition 2 semaines avant la première session en visio synchrone. Les 20h de visio synchrones sont réparties sur 4 jours (9h-12h et 13h-15h).
Référent pédagogique et formateur :
Chaque formation est sous la responsabilité du directeur pédagogique de l’organisme de formation ; le bon déroulement est assuré par le formateur désigné par l’organisme de formation.
En séquences asynchrones :
- Assistance technique et pédagogique disponible (coordonnées dans le livret d’accueil)
- Les activités à réaliser à distance ainsi que leur durée approximative sont présentées directement par le formateur au cours de la formation.
Moyens pédagogiques
- Cours magistraux en distanciel synchrone
- Ateliers pratiques (distanciel asynchrone).
- E-learning
- Outils digitaux interactifs (quizz, IA génératives…)
- Supports numériques
- Encadrement des activités asynchrones.
Durée et tarifs
- 83H dont 20H synchrones + 63H de TPAA (travaux pratiques en autonomie accompagnée) validées
par la remise du dossier du candidat. - Formation Inter en distanciel
- Tarif entreprise : 1 650 € HT (TVA 20%)
- Tarif particulier / CPF : 1650 € TTC
- Financement possible : CPF, OPCO
- Formation intra entreprise : nous consulter
Modalités et délais d’accès
- Admission : entretien avec notre conseillère formation afin de valider l’adéquation du contenu de la formation avec vos attentes
- Vérification de la complétude des prérequis (CV actualisé)
- Inscription à réaliser 5 jours minimum avant le démarrage de la formation.
➔ 15 jours pour un financement via le CPF
Certification
- Cette formation est inscrite au registre des compétences et habilitation auprès de France Compétences sous le n° RS7621 depuis le 26/06/2026
- Date d’échéance 26/12/2029
- Organisme Certificateur : Formités
- A l’issue de la formation, le stagiaire s’engage à passer l’examen préparant à la certification.
- Modalités d’évaluation : L’ensemble des compétences est évalué autour de trois épreuves : Un mois après la sortie de formation, le candidat restitue sur la plateforme de formation dédiée, un rapport complet reprenant les éléments nécessaires à la preuve de la mise en place de procédures et de suivi de l’activité
administrative d’un organisme de formation. - ->Si le candidat est en emploi dans un organisme de formation, le dossier sera bâti sur la base de celui-ci.
- ->Si le candidat n’est pas en emploi, un organisme de formation fictif lui sera proposé par FORMITES, afin de réaliser la totalité des livrables dans le contexte imposé. Ce dossier est envoyé au jury pour lecture préalable à la session de validation 8 jours avant l’examen.
- Le candidat présente son dossier à l’oral en justifiant ses choix stratégiques – Durée : 15 minutes
- A l’issue de la présentation, un entretien technique est mené par le jury, à partir d’un guide de questions. Durée : 15 minutes
- Processus de candidature : afin de s’inscrire à la certification, le candidat devra transmettre son dossier de candidature accompagné d’un CV à jour.
Taux de réussite : NC
Cette formation professionnelle de par son caractère certifiant peut être prise en charge par le CPF. Toute action ne rentrant pas dans le cadre de l’article L6313-1 du code du travail ne rentre pas dans ce dispositif de prise en charge.
Formation
Assurer la Gestion Administrative d’un Organisme de Formation
Téléchargez notre plaquette de formation
Programme
Cadre législatif & obligations administratives
- Loi « Avenir professionnel »
- Obligations de formalisation
- Suivi & traçabilité
- Conformité DREETS / DGCCRF / RGPD
- Veille légale et réglementaire
Documents réglementaires d’un OF
- Programme & modalités
- Convention / contrat / CGV
- Règlement intérieur
- Consentement & information RGPD
- Émargement / certificat de réalisation
Mise en place de la démarche Qualité
- Logique globale des 32 indicateurs
- Indicateurs concernés / non concernés
- Preuves essentielles
- Processus administratifs associés
Cycle d’audit & préparation des preuves
- Cycle d’audit
- Déroulement
- Erreurs fréquentes
- Conseils de préparation
- Analyse collaborative de documents
Publication de l’offre & communication inclusive
- Publication sur EDOF / CARIF-OREF / site / réseaux sociaux
- Règles de communication
- Communication inclusive
- Intervenants du financement
Référencement, information au public & RGPD
- Référencer un catalogue sur KAIROS, CARIF-OREF
- Structurer une information claire & accessible
- Respect du RGPD dans la diffusion
Suivi de la satisfaction & de l’insertion
- Quand et comment interroger les bénéficiaires ?
- Construire un questionnaire de satisfaction
- Construire un questionnaire d’insertion
- Tableaux de suivi et interprétation
- Lien avec Qualiopi (indicateurs 1, 2, 30 et 31)
Atelier IA 1 : Analyse de conformité documentaire
- Rédaction d’un prompt adapté
- Soumission d’une convention / RI / CGV
- Analyse IA : conformité DREETS / RGPD / obligations
- Identification des risques & incohérences
- Révision et validation humaine
Atelier IA 2 : Génération de checklists Qualiopi
- Génération par IA :
❖ Preuves attendues par indicateur
❖ Tableaux de suivi
❖ Alertes sur pièces manquantes - Structuration dans un outil interne
Atelier IA 3 : Support handicap personnalisé
- Construction d’une fiche “Handicap : accompagnements possibles”
- IA comme outil d’aide à la personnalisation
- Vérification des sources officielles
Atelier IA 4 : DUERP et prévention des risques
- Identification des risques récurrents d’un OF
- IA pour générer :
❖ Liste des risques
❖ Mesures de prévention
❖ Structuration d’une section DUERP - Vérification avec le cadre légal
L’accessibilité aux personnes en situation de handicap est étudiée et adaptée au cas par cas par notre conseiller formation, référent handicap, Marie-Hélène Dini. Coordonnées ci-dessous.
Formités l’expertise au service de la croissance de votre OF
Depuis plusieurs décennies, le marché de la formation professionnelle connaît une transformation profonde et continue. La réforme de 2018, portée par la loi « Avenir professionnel », a durablement redéfini les règles du secteur et les conditions d’accès aux financements.
CPF, CPF de transition, certification Qualiopi, exigences qualité, évolution des modes de financement et de gouvernance : les organismes de formation doivent aujourd’hui évoluer dans un environnement à la fois exigeant et en mutation permanente.
Dans ce contexte, la capacité d’anticipation et d’adaptation devient un véritable levier de développement. Les évolutions réglementaires, régulières et parfois complexes, imposent aux organismes de formation d’être agiles, structurés et stratégiques pour sécuriser et développer leur activité.
Formités accompagne les organismes de formation dans cette dynamique, en leur apportant l’expertise, les méthodes et les compétences nécessaires pour s’adapter aux transformations du secteur et accélérer leur croissance.
86%
Décisions favorables sur les dossiers RS sur les 2 dernières années
99%
Décisions favorables sur les dossiers RNCP sur les 2 dernières années
150
Professionnels accompagnés dans leur montée en compétence
128
Accompagnements RSCH sur les 2 dernières années
59
Accompagnements RNCP sur les 2 dernières années
100%
Décisions favorables sur les dossiers EDOF sur les 2 dernières années (96 projets)
Formités, expert dans l’accompagnement des organismes de formation, vous aide à :
- Adapter votre stratégie aux évolutions de la réforme de la formation professionnelle et aux nouvelles exigences du secteur.
- Structurer et développer votre organisme de formation afin de sécuriser et d’augmenter durablement votre chiffre d’affaires.
- Simplifier et sécuriser vos démarches réglementaires, grâce à un accompagnement fondé sur l’expertise, la pédagogie et la proximité.
Prendre un rendez-vous gratuit de 30min 
Rejoignez notre communauté
et suivez notre actualité !
Inscription à notre Newsletter ici !
Créé en 2017 et présidé par Marie-Hélène DINI, le centre MHD Accompagnement, Formités, l’Académie du Coaching - organisme de formation pour coach professionnel – sont des filiales du Groupe Ulysse. Formités a pour mission de conseiller, d’accompagner les organismes de formation dans leur développement grâce à des prestations et des formations sur-mesure.
En qualité de cabinet de conseils dédié à la formation professionnelle, Formités s’appuie sur ses experts en pédagogie, ingénierie de certification et qualité pour accompagner les organismes de formation dans l’adaptation aux contraintes réglementaires de la formation professionnelle. "Par un Organisme de Formation et pour un Organisme de Formation"