FORMITÉS CONNECT • CERTIFICATEURS
Contrôlez et sécurisez votre réseau RNCP / RS
Structurer un réseau ne suffit pas. Il faut pouvoir vérifier que les règles définies sont effectivement appliquées par les organismes habilités.
Formités CONNECT réalise, sur mandat du certificateur, des contrôles documentaires ou ciblés permettant d’objectiver les pratiques, identifier les écarts et suivre les actions nécessaires à leur résolution.
L’objectif : disposer de constats documentés et de preuves exploitables pour prendre les bonnes décisions.
Vérifier que le cadre défini est réellement appliqué
Une convention, un référentiel et des procédures définissent les règles du réseau. Le contrôle permet de vérifier leur mise en œuvre concrète par les organismes habilités.
Il peut intervenir dans le cadre du plan de contrôle du certificateur, lors d’une échéance, à la suite d’une alerte ou lorsqu’un niveau de risque particulier nécessite une vérification approfondie.
Pour le RNCP comme pour le RS, le Code du travail prévoit désormais des procédures de contrôle portant sur les actions réalisées et sur l’ensemble des modalités d’organisation des évaluations.
3 Bénéfices
Objectiver
S’appuyer sur des faits et des preuves plutôt que sur des impressions.
Prioriser
Distinguer les écarts nécessitant une action immédiate des améliorations pouvant être planifiées.
Sécuriser
Vérifier la mise en œuvre des actions correctives et conserver la preuve de leur traitement.
Un contrôle adapté à l’activité et au niveau de risque
Contrôle programmé
Selon le plan de contrôle défini par le certificateur.
Développement du réseau
Lorsque le volume de partenaires, de candidats ou de sessions augmente significativement.
Renouvellement d’une habilitation
Pour disposer d’éléments objectifs avant une nouvelle décision.
Alerte ou signalement
Lorsqu’une situation inhabituelle ou une information nécessite une vérification.
Écart identifié lors du pilotage
Lorsqu’un point de vigilance ne peut pas être levé par un simple suivi documentaire
Évolution importante
Changement d’équipe, d’organisation, de site, de modalités pédagogiques ou d’évaluation susceptible d’affecter le périmètre habilité
Du périmètre d’habilitation jusqu’à l’organisation des évaluations
01 - Habilitation et convention
Concordance entre le périmètre autorisé et les activités effectivement exercées par le partenaire.
02 - Préparation à la certification
Lorsque le partenaire est habilité à préparer les candidats : vérification du respect du périmètre, des référentiels, des contenus attendus et des moyens mobilisés.
03 - Organisation des évaluations
Lorsque le partenaire est habilité à organiser les évaluations : examen des conditions de déroulement des sessions, des modalités prévues par le référentiel et des éléments de traçabilité.
04 - Moyens et intervenants
Vérification des éléments permettant d’apprécier les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement mobilisés dans le périmètre contrôlé.
05 - Communication sur la certification
Vérification des informations diffusées au public, de l’intitulé utilisé et de la présentation du rôle du partenaire.
06 - Traçabilité et preuves
Examen des documents permettant de retracer les activités contrôlées : dossiers, sessions, évaluations, décisions, actions correctives et éléments prévus par le dispositif du certificateur.
Un même principe de contrôle, adapté au référentiel concerné
Certification RNCP
Le contrôle est adapté au titre, aux éventuels blocs concernés, aux voies d’accès, aux référentiels de compétences et d’évaluation et au périmètre exact confié à l’organisme habilité.
Certification RS
Le contrôle porte sur la certification ou l’habilitation concernée, les compétences visées, les conditions de préparation lorsque celle-ci est déléguée, le référentiel d’évaluation et le respect du périmètre d’habilitation.
Dans les deux cas, le contrôle consiste à comparer ce qui était attendu, ce qui est effectivement réalisé et les preuves permettant de le démontrer.
Un niveau de contrôle proportionné à la situation
Contrôle documentaire
Analyse à distance d’un ensemble défini de documents et de preuves.
Adapté notamment à : suivi courant, petit volume d’activité, vérification ciblée ou première revue.
Contrôle ciblé
Examen approfondi d’un thème ou d’un risque identifié : habilitation, préparation, évaluation, communication, traçabilité ou autre point prévu au mandat.
Contrôle renforcé
Revue plus étendue du dispositif et d’un échantillon représentatif des activités ou dossiers concernés.
Audit adapté au risque
Pour les réseaux importants, multi-sites ou les situations nécessitant une investigation plus approfondie, le périmètre et les modalités sont définis spécifiquement.
Cadrer, vérifier, constater, corriger, clôturer
01 - Cadrer
Définir avec le certificateur le partenaire concerné, le périmètre, la période, les critères et les éléments à examiner.
02 - Collecter et vérifier
Examiner les documents, informations et preuves utiles au contrôle selon la grille applicable.
03 - Formaliser les constats
Identifier les éléments conformes, les points de vigilance et les écarts constatés au regard du cadre défini par le certificateur.
04 - Restituer
Présenter les résultats du contrôle et les éléments nécessitant une action ou un arbitrage.
05 - Corriger
Lorsque des écarts sont identifiés, formaliser les actions attendues, leurs responsables et leurs échéances.
06 - Vérifier la clôture
Examiner les preuves de réalisation des actions prévues et tracer leur clôture lorsqu’elles répondent aux attentes définies.
Des constats objectivés avant toute décision
Le contrôle vise à établir des faits et à recueillir les éléments nécessaires à leur compréhension.
Lorsque des écarts sont identifiés, le partenaire concerné doit pouvoir fournir les informations ou observations utiles avant que le certificateur ne prenne, le cas échéant, une décision affectant son habilitation.
Formités CONNECT documente les constats. Le certificateur décide des suites à donner.
Des constats jusqu’à la preuve de clôture
Selon le périmètre de la mission :
Grille de contrôle renseignée ;
Relevé des documents et preuves examinés ;
Rapport de contrôle ;
Synthèse des constats et points de vigilance ;
Identification et classement des écarts selon le référentiel de contrôle retenu ;
Plan d’actions correctives lorsque nécessaire ;
Tableau de suivi des actions ;
Examen des preuves de correction ;
Relevé de clôture des actions vérifiées.
Le livrable ne se limite pas à signaler un écart : il permet de conserver la trace du constat, de l’action engagée et de sa résolution.
Formités contrôle. Le certificateur reste décisionnaire.
Formités CONNECT intervient comme tiers mandaté pour examiner le périmètre convenu, appliquer la grille de contrôle et formaliser les constats.
Le certificateur reste responsable de sa certification et décide des suites à donner : demande de correction, maintien sous conditions, évolution du périmètre, suspension ou fin de l’habilitation.
Le contrôle complète le pilotage du réseau
Le pilotage permet de détecter les situations nécessitant une attention ou une vérification particulière.
Le contrôle permet d’examiner concrètement une situation et de disposer des éléments nécessaires à la décision.
Un contrôle peut être programmé dans le plan de contrôle du réseau ou déclenché à partir d’une situation identifiée pendant le pilotage.
Un environnement de contrôle renforcé
Le cadre de la certification professionnelle renforce la capacité de France compétences à vérifier la mise en œuvre réelle des certifications enregistrées.
Disposer de procédures de contrôle appliquées et de preuves de suivi permet au certificateur de démontrer que son réseau n’est pas seulement organisé sur le papier, mais effectivement maîtrisé.
Tarifs
Contrôles RNCP / RS
À partir de 390 € HT pour une certification RS
À partir de 490 € HT pour une certification RNCP
Le tarif dépend du volume d’activité, du périmètre examiné, du niveau de contrôle nécessaire et, le cas échéant, du nombre de sites.
FAQ :
Les contrôles concernent-ils les réseaux RNCP et RS ?
Oui. Le contrôle est adapté à la certification concernée, à son référentiel et au périmètre d’habilitation confié au partenaire.
Tous les partenaires doivent-ils être contrôlés de la même manière ?
Non. Le périmètre et le niveau de contrôle peuvent être adaptés à l’activité, au volume, au fonctionnement du réseau et aux risques identifiés.
Un contrôle implique-t-il automatiquement un audit sur site ?
Non. Selon le besoin, il peut être documentaire, ciblé ou renforcé. Un audit à distance ou sur site peut être organisé lorsque le niveau de risque ou le périmètre le justifie.
Que se passe-t-il lorsqu’un écart est identifié ?
L’écart est documenté et présenté dans le rapport. Lorsque nécessaire, un plan d’action est défini et les preuves de correction peuvent faire l’objet d’un suivi jusqu’à clôture.
Formités peut-elle suspendre l’habilitation d’un partenaire ?
Non. Formités réalise le contrôle et formalise ses constats. La décision relative au maintien, à l’évolution, à la suspension ou à la fin de l’habilitation appartient au certificateur.
Le contrôle est-il inclus dans le pilotage annuel ?
Non, sauf disposition spécifique prévue au contrat. Le pilotage organise le suivi courant ; les contrôles sont des interventions distinctes déclenchées selon le plan de contrôle, l’activité ou les risques identifiés.
Qui finance les contrôles ?
Le coût du contrôle peut être pris en charge par le certificateur, par l’organisme habilité ou être partagé entre les deux ; dans tous les cas, le périmètre et le mandat de contrôle restent définis par le certificateur.
Ne vous contentez pas d’un cadre : vérifiez qu’il est appliqué.
RNCP ou RS, Formités CONNECT vous accompagne pour contrôler les pratiques de vos partenaires, objectiver les écarts et conserver les preuves de leur traitement.
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