Episode #1 | Gestion administrative
Une activité essentielle pour pérenniser votre organisme de formation
La gestion administrative est devenue essentielle au fil du temps et des réformes. En effet, les organismes de formation doivent structurer cette activité et professionnaliser leurs ressources internes. Le but est alors l’optimisation des process mais aussi la conformité aux obligations légales, réglementaires et les exigences spécifiques des financeurs.
Pourquoi est-il indispensable d’optimiser sa gestion administrative ?
- Respecter les obligations légales des organismes de formation envers l’Etat (NDA, BPF, compta spécifique, TVA, RGPD…) et envers les clients (programme, liste des formateurs, convention/contrat de formation, règlement intérieur, émargement, évaluation, …
- Respecter les engagements qualité : application systématique des processus définis dans le cadre de la certification Qualiopi et autres labels qualité
- Maîtriser les processus de référencement puis de gestion des parcours (de l’inscription à la facturation) spécifiques aux financeurs via leur propre plateforme : EDOF, KAIROS, ASP, CARIF-OREF, OPCO…
- Mettre en œuvre les processus spécifiques à certaines modalités de formation : Formation certifiante RNCP/RS (obligations certificateur vs organisme habilité), apprentissage, AFEST, FOAD…
- Apporter un appui administratif dans les réponses à appel d’offres, les contrôles de service fait (Etat, Caisse des Dépôts, OPCO…), parfois aussi dans la communication et le premier accueil client
- Selon la taille des organismes de formation, gérer des RH (planning, affectation…) et la logistique (réservations salles, équipements…)
/!\ Facturation électronique
La facturation électronique devient obligatoire entre 2024 et 2026 selon la taille des entreprises.
La gestion administrative, où comment maîtriser son environnement
Au-delà de la technicité de plus en plus digitale, cette activité suppose de maîtriser les éléments suivants :
- Qu’est-ce que la formation professionnelle ?
- Quelles sont les catégories de formation (Formation, VAE, Bilan de compétences, apprentissage) ?
- Quelles sont les différentes modalités pédagogiques (en présentiel-à distance-hybride, en alternance, AFEST…) ?
- Quels particularités réglementaires existent-ils selon la typologie de vos clients (âge, statut, handicap, demandeurs d’emploi, salariés, indépendants…) ?
- Quelles sont les obligations légales de la formation professionnelle mais aussi sectorielles ?
- Quelles sont les obligations en matière de qualité ?
- Quels sont les financements, les conditions d’éligibilité et les spécificités administratives ?
- Quel suivi pédagogique et financier mettre en œuvre ?
Les questions suivantes vous viennent à l’esprit :
Comment créer une certification et demander son enregistrement auprès de France compétences ?
Quelle stratégie de réseaux choisir : co-certifcateurs et/ou partenariat
Comment conventionner avec vos co-certificateurs et/ou vos partenaires ?
Quelles modalités mettre en œuvre pour piloter et contrôler votre réseau ?
Comment optimiser le suivi des cohortes des certifiés RNCP ?
Formités vous accompagne pas à pas